Processo de venda: como gerenciar utilizando Scrum?

Processo de venda: como gerenciar utilizando scrum?

Quando falamos em processo de venda, todas as atividades comerciais e pessoas envolvidas precisam ser metrificadas e geridas com eficiência. Afinal, tudo que não é metrificado não é gerenciado e muito menos aprimorado. Por isso, conhecer metodologias de gestão de processos é tão importante.

Todo processo de venda precisa de gestão. No entanto, não é correto pensar que existe apenas uma única forma de gerir as atividades e a equipe comercial. Na verdade, a maneira como o gestor lida com o processo de venda e sua equipe é definitiva para o sucesso da empresa.

Neste artigo, vou abordar como você pode gerenciar seu processo de venda utilizando o framework ágil Scrum. Além de conhecer os fundamentos e entender como aplicá-lo na gestão comercial. Vamos la?

O que é Scrum?

Se você trabalha em uma empresa de tecnologia, provavelmente, já ouviu falar sobre o Scrum. Um framework super difundido em equipes de desenvolvimento de software, no entanto, é desconhecido por outras áreas como por exemplo, vendas.

O Scrum foi desenvolvido por Jeff Sutherland com a intenção de simplificar a gestão de grandes projetos. Por isso, podemos defini-lo como um framework simples para gerenciar projetos complexos.

O gerenciamento de um projeto complexo tem um alto nível de incertezas, ou seja, é difícil prever todos os impedimentos que podem ocorrer durante sua execução. Pelo contrário, o Scrum propõe que o projeto seja divido em pequenas entregas, possibilitando validar um pacote de atividades e aplicar mudanças rapidamente caso necessário.

Dentro do Scrum, temos alguns fundamentos, papéis, artefatos e eventos que formam o framework. Vamos entender cada um deles, respectivamente:

Fundamentos

O Scrum tem 3 fundamentos, são eles:

Transparência: manter todos informados sobre a situação do projeto. Ou seja, toda a equipe tem conhecimento dos requisitos, processos e andamento do projeto.

Inspeção: o processo deve ser conferido sempre, mas não a ponto de atrapalhar o seu desenvolvimento. Ou seja, monitore para garantir a transparência, mas não faça microgerenciamento.

Adaptação: ao dividir o projeto em pequenas entregas, é possível colher feedbacks dos stakeholders mais rápido e aplicar mudanças se necessário.

Papéis

Product Owner: conhecido também como P.O, este é o dono do produto. Em outras palavras, é o responsável por alinhar as necessidades do cliente e gerar demandas para o time de desenvolvimento aplicar no produto.

Scrum Master: o S.M tem um papel fundamental, é o responsável por garantir que todos os papéis estejam aplicando as práticas do Scrum, além de remover os impedimentos do time.

Time: equipe multidisciplinar formada para executar o projeto.

Artefatos

Product Backlog: uma lista de funcionalidades contendo todas as informações necessárias para desenvolver o produto. Essa lista deve ser gerada e priorizada pelo P.O.

Sprint Backlog: conjunto de atividades priorizadas pelo P.O que devem ser entregues em uma sprint. Essa lista é formada pelos itens definidos no product backlog.

Incremento: pacote de funcionalidades entregues no final de cada sprint.

Eventos

Os eventos do Scrum são utilizadas para garantir a transparência e inspeção do projeto.

Sprint planning: reunião realizada para alinhar os itens que serão colocados no sprint backlog, com a finalidade de tirar todas as dúvidas do time, o P.O apresenta o que deve ser feito. Em alguns casos, o P.O alinha com o S.M que fica responsável por apresentar essa demanda.

Daily meeting: reunião diária realizada pelo time e S.M, com o propósito de manter transparente as atividades do projeto e identificar impedimento. Sua duração deve ser no máximo de 15 minutos e é recomendado que todos fiquem em pé.

Sprint Review: reunião realizada no final de cada sprint, com o propósito do time apresentar as funcionalidades finalizadas na sprint, para o P.O, no qual deve realizar a validação de regra de negócio e se necessário validar com o cliente.

Sprint Restrospective: reunião realizada entre time, S.M e P.O, com o propósito de identificar possíveis falhas no processo e implementar melhorias para a próxima sprint.

O Scrum é um framework de melhoria contínua, por isso, temos reuniões específicas para analisar o processo e aprimorar.

Quer saber mais sobre o Scrum? Assista esse vídeo que gravei para Ez.devs!

 

Como aplicar o Scrum no processo de venda?

Agora que você conhece um pouco sobre esse framework, vamos entender como aplicá-lo no processo de venda. Antes, vamos fazer algumas adaptações.

Quais serão os papéis no processo de venda?

Vimos que existem 3 papéis no scrum, P.O, S.M e time, que traduzindo para o cenário e venda temos Dono do produto, gestor comercial e vendedores, respectivamente.

O dono do produto pode ser o dono da empresa, ou alguém responsável por manter o produto atualizado. Contudo, sua função é transmitir a visão dos benefícios do produto para o gestor comercial e seu time.

O gestor comercial é responsável por facilitar a vida dos vendedores e potencializar seus resultados. Podemos chamá-lo de scrum master do processo.

O time de vendas compõem o papel final para fechar o ciclo do scrum, seu objetivo é atingir os resultados determinados pelo gestor comercial.

Como os artefatos influenciam no processo de venda?

O backlog de venda deve ser utilizado para elencar e priorizar as atividades necessárias para executar a estratégia de venda. Assim, como o sprint backlog será utilizado para determinar as atividades que serão trabalhadas em um período de 1 semana, 2 semanas ou 1 mês.

Exemplos de atividade no backlog de vendas:

  • Estudar o perfil de cliente em pequenas empresas.
  • Definir script de ligação para empresas de desenvolvimento de software
  • Escrever templates de e-mail para o fluxo de prospecção de empresas de consultoria de projetos.
  • Reunião de melhoria de processo

No sprint backlog você deve apenas definir uma quantidade X de atividades que devem ser executadas em um período Y. Por isso, seu backlog de venda deve estar sempre priorizado.

Como utilizar os eventos para manter o time de venda engajado com o processo?

Este é um ponto delicado do Scrum, pois, uma reunião mal conduzida pode ser um rouba tempo de toda a equipe. Por isso, temos o papel do S.M, que neste caso é o gestor comercial. É extremamente importante que esta pessoa conduza as reuniões, evitando que o time fique disperso com assuntos alheios.

Quer evitar perder o controle do time durante as reuniões? Faça o seguinte:

  1. Selecione alguém do time para ser responsável por fazer anotações sobre a reunião.
  2. Selecione alguém do time para anotar assuntos alheios que possam ser discutido em outro momento.
    1. Defina um time box para as reuniões acabarem.
  3. Não deixe assuntos alheios se tornarem o assunto principal, peça para o responsável anotar e não perca o foco.

Agora que você já sabe algumas dicas de como conduzir a reunião, vamos entender como trabalhar cada reunião no processo de venda.

Sprint planning:

A reunião de planejamento é o momento em que o P.O passa para o time todas as atividades a serem executadas em uma sprint. Contudo, no cenário de vendas, quem fará isso é o gestor comercial, nosso Scrum Master.

Nesse momento o Gestor comercial deve alinhar toda a estratégia com o time, e responder todas as dúvidas. Além disso, definir os KPI’s que serão utilizados para mensurar o processo, veja alguns exemplos:

  • Número de ligações realizadas, efetivas.
  • Número de e-mails enviados, abertos, respondidos.
  • Número de reuniões agendadas.
  • Número de no-show
  • Número de leads qualificados.
  • Número de oportunidades ganhas e perdidas.
Daily meeting

As reuniões diárias são muito úteis para manter todos informados sobre o que está rolando e identificar possíveis impedimentos. Portanto, você deve realizar essa reunião no final do dia, pois, irá colher os resultados realizados e compartilhar com a equipe.

Nessa reunião, o gestor comercial irá pedir que cada membro do time apresente seus resultados do dia, sem delongas, curto e simples. Ao mesmo tempo, peça para o vendedor compartilhar práticas que tenha gerado resultados positivos e negativos naquele dia. Dessa forma, manteremos um processo de aprendizagem em grupo.

Sprint Review e Restropective

Sou um defensor nato de processos com melhoria contínua, ou seja, sempre podemos melhorar algo. No entanto, para melhorar qualquer coisa, precisamos medir resultados, certo?

Mas, além de medir resultados, precisamos ter discussões para definir quais melhorias devem ser feitas e em qual prazo. Por isso, temos essa reunião. Ao final de cada sprint o gestor comercial deve analisar um compilado das informações reportadas diariamente, uma lista das práticas que funcionaram e outra das que não deram resultados positivos.

Invista na gestão do seu time de venda

Para alcançarmos resultados diferentes não há outra saída: é preciso fazer coisas diferentes. Esse setor é responsável por gerar a receita para sua empresa e, por isso, ele merece uma atenção especial quando o assunto é gestão.

Conseguir colocar em prática toda essa teoria que vimos aqui demanda orientação e acompanhamento. Um boa saída é buscar por um conhecimento especializado. Que tal conhecer a consultoria de vendas da Salestime? Ela pode ser uma opção para finalmente ver suas metas sendo batidas.