Processo de vendas: como estruturar em 8 passos

Uma pesquisa da Hubspot indica que 72% das empresas que geraram menos de 50 oportunidades de vendas por mês, não alcançaram seus objetivos.

Eu imagino que você esteja se perguntando: “Quantas oportunidades eu gero por mês na minha empresa?”

Eu sei que você quer bater suas metas e alcançar seus objetivos. Por isso, eu vou te ensinar neste artigo como construir um processo de vendas para gerar mais de 50 oportunidades todos os meses com 8 passos. Vamos lá?

O que é um processo de vendas?

O processo de vendas é o manual de como o vendedor irá conduzir a jornada de compra do cliente. Em outras palavras, o processo de vendas norteia o vendedor de como interagir com o cliente, quais atividades precisam ser feitas durante a prospecção para converter o lead em venda.

Estruturar um processo de vendas pode parecer simples. Porém, executar e aprimorar o que foi estruturado é a parte mais difícil. Quantas vezes sua empresa planejou algo e de fato executou? Ou melhor, quantas vezes sua empresa se preocupou em aprender com os erros e melhorar o processo?

O grande desafio das empresas é como executar as atividades planejadas e se manter fiel ao plano. 

Confira abaixo 8 passos para estruturar o processo de vendas em sua empresa:

1° Passo: Faça uma reunião de alinhamento entre vendedores e gestão

Os vendedores têm o know-how de como vender os produtos ou serviço da empresa. Entretanto, a abordagem do cliente, a forma como as negociações são conduzidas e o modo de fechar uma venda podem ser diferentes se não houver um alinhamento entre toda a equipe.

Alinhar as boas práticas e provar que são replicáveis é o primeiro passo para estruturar o processo de vendas. É importante ter em mente que ele pode ser alterado constantemente. Ou seja, com base nos resultados obtidos pelos vendedores é possível identificar o que funciona ou não.

Nesta reunião, a equipe deve sair com um manual das melhores práticas de vendas. Esse roteiro deverá ser seguido por todos os vendedores inclusive gestores.

2° Passo: Responsabilize as pessoas envolvidas

Ter um processo de vendas definido e documentado, não é o suficiente para garantir os resultados. Um processo sem execução e responsabilidade é um arquivo morto e horas perdidas de toda equipe.

Imagine um carro sem motorista. Ele pode andar, mas quem garante que não vai bater no primeiro obstáculo e ser destruído?

Para o processo de vendas funcionar, os vendedores precisam cumprir seus papeis e atividades. Ou, toda reunião terá sido em vão.

Por isso, deixar claro que os vendedores são responsáveis pelos resultados da empresa, fará toda diferença.

Assim como os resultados da empresa dependem dos vendedores, seus benefícios também são reféns de suas ações. Nesta fase é importante que você trace um plano de benefícios para a equipe comercial.

3º Passo: Segmente o seu processo de vendas em duas partes – Prospecção e Vendas 

Independentemente se você tem uma única pessoa no comercial, ou se tem um time todo dedicado a ele, separar o seu processo de vendas entre prospecção e vendas vai te ajudar a ter mais velocidade e dinamismo nas vendas.

No processo de prospecção, você vai trabalhar com fluxo de cadência de prospecção, uma sequência de contatos com seu prospect para conseguir uma conversa de vendas. Ou seja, é quando você gera uma oportunidade de vendas dentro do seu funil.  A grande vantagem de criar um processo de prospecção é que você terá uma máquina de geração de oportunidade para o seu time de vendas.

Por outro lado, no processo de vendas, o funil será constituído apenas de oportunidades que podem se converter em negócios eventualmente, ou seja, quando a prospecção e a qualificação do lead é realizada e o resultado é um lead qualificado para venda. 

4° Passo: Defina as etapas do seu Processo de Vendas

Pode parecer óbvio, mas você ficaria surpreso pela quantidade de empresas que não fazem isso, e perdem dinheiro todos os meses.

Enfim, defina as etapas que representam o passo a passo que o seu vendedor (a) precisa seguir para ter sucesso com aquelas oportunidades de venda.

Vou dar um exemplo de etapas no processo de vendas:

  • Etapa Oportunidade: esta é a etapa responsável pela entrada de oportunidades no seu funil de vendas, ou seja, só entra aqui quando o seu vendedor (a) conseguiu agendar uma reunião entre o prospect e o responsável pela venda na empresa, ou seja, a pessoa que vai falar sobre os benefícios de sua solução, apresentá-la e tentar realizar o fechamento.
  • Etapa reunião agendada: naturalmente o seu vendedor deve ter uma conversa prévia com o prospect para garantir que ele esteja qualificado para assistir uma apresentação comercial, caso contrário o vendedor deverá maturá-lo um pouco mais. Porém, quando o prospect estiver pronto para uma apresentação comercial, então ele deve entrar nesta etapa.
  • Proposta enviada: depois da apresentação, o vendedor irá enviar uma proposta para o prospect, então ele avança de etapa no processo de vendas, dessa forma você consegue monitorar todas as oportunidades que já receberam uma proposta.  
  • Negociando: um bom vendedor faz os follow-ups necessários para que a venda aconteça, e existem dados que indicam que para uma venda acontecer é necessário que você faça no mínimo 6 follow-ups com o seu prospect. Então, nesta etapa, entrarão as oportunidades na qual você está realizando os follow-ups, ou acertando detalhes da proposta para fechar a venda.

5° Passo: Defina os gatilhos de passagem de uma etapa para outra

Mais do que conhecer todas as etapas do seu processo de vendas, é importante definir os gatilhos de passagem de uma etapa para outra. Em outras palavras, o seu vendedor precisa validar algumas ações, ou momentos, do prospect para avançar a oportunidade de uma etapa. 

Por exemplo, o vendedor somente deve avançar da etapa Oportunidade para a etapa Reunião Agendada quando ele já ligou para o prospect, ou fez uma call, executou uma metodologia de de qualificação e enviou os convites para os envolvidos da reunião.

Então, a título de exemplo, note que os gatilhos de passagem de Oportunidade para Reunião agendada são:

 – Ligar para o prospect e fazer a qualificação

guia defintivo da gestão de vendas fora da curva

 – Enviar o invite para todos os envolvidos na apresentação

Use esta linha de pensamento para definir os gatilhos de passagem de todas as outras etapas.

6° Passo: Defina motivos de perda e ganho de oportunidades

Nenhuma oportunidade deve ficar no seu pipeline eternamente. Afinal, você não quer perder tempo analisando dados de oportunidade que já perderam as chances de se converter em uma venda. 

Estudos afirmam que apenas 20% das oportunidades do seu pipeline irão de fato se converter em uma venda. Então, temos que lidar com os 80% restantes de alguma forma. E uma boa forma de fazer bom uso deles é para aprender e otimizar seu processo de vendas.

Motivos de perda

Para isso, é importante que você defina os motivos de perda da sua oportunidade durante todo o processo de vendas. Com isso, você pode desenvolver uma estratégia para aprimorar o seu processo de acordo com os maiores motivos de perda da sua empresa. 

Por exemplo, um motivo de perda comum na fase “Reunião Agendada” é “O Cliente fechou com o concorrente”. Isso acontece e é natural, mas a forma com a qual você lida com esse motivo é o que faz a diferença nos seus resultados. 

Um bom gestor de vendas irá quantificar esse motivo de perda em valores e fará uma pesquisa para entender o porquê dos prospects optarem pelo concorrente e não pela sua solução. Dessa forma, você desenvolve um processo de melhoria contínua que vai gerar bons frutos para sua empresa com o passar do tempo.

Motivos de ganho

E, da mesma forma que você gerencia o seu motivo de perda, você deve gerenciar o seu motivo de ganho. Afinal, você pode usar o seu motivo de ganho para fazer o marketing para sua empresa.

Por exemplo, 10 clientes fecharam com sua empresa porque eles gostaram muito do recurso de envio de e-mail. Com essa informação, você irá entender os benefícios que o recurso de e-mail gerou para esses clientes. Com isso, você pode desenvolver uma estratégia de marketing direcionada.

Além disso, torna-se possível entender o que faz da sua solução uma preferência para os seus clientes. Faça um bom uso dessa informação. Afinal, outras empresas podem se beneficiar desse recurso também.

7° Passo: Defina os KPIs que serão usados para monitorar o processo.

Desenhamos e trabalhamos com processos porque queremos replicar boas práticas e padronizar nossa forma de trabalhar. Contudo, o que nos indica se o nosso processo está gerando bons resultados ou não são os famosos KPIs (Key performance indicators), ou em português, Indicadores de Performance.

Você precisa acompanhar os indicadores do seu processo de vendas, diariamente, semanalmente e mensalmente. Afinal, eles servirão como um painel de controle do seu processo, e toda vez que os números não estiverem de acordo com os objetivos, então você deve tomar alguma ação. 

“Mas Felipe, quais indicadores devo acompanhar no processo de vendas?”

Vou citar alguns para você começar, e na medida que forem necessários acrescentar outros, fique à vontade. O importante é saber quais objetivos esses indicadores te ajudam acompanhar:

  • Número de oportunidades abertas por período. (Semanal, Mensal)
  • Taxa de conversão do funil de vendas.
  • Quantidade de novos leads cadastrados na base.
  • Número de oportunidades ganhar por período (Semanal, Mensal).
  • Número de oportunidades perdidas por período (Semanal, Mensal).
  • Eficiência de vendas da equipe, número de oportunidades cadastrados divididos pelo número de oportunidades ganhas.

Não defina o volume ideal de atividades por vendedores com base no achismo, essa prática pode causar frustrações. Uma boa técnica é extrair os resultados do melhor vendedor da empresa e, então usar como referência para os demais. Realizar uma pesquisa de mercado como o benchmarking também é válido. O importante é criar metas alcançáveis, mas que sejam desafiadoras ao mesmo tempo.

8° Passo: Considere investir em ferramentas de automação

Os resultados da equipe de vendas podem ser potencializados com o uso de ferramentas de automação de marketing e vendas. Essas ferramentas podem aumentar o controle sobre os resultados e a produtividade de seu time, veja alguns exemplos:

Automação de marketing

O marketing está relacionado a sua estratégia de vendas, pois um trabalho bem feito pode aumentar o alcance da sua marca e trazer leads qualificadas para que seus vendedores concretizem a venda.

As ferramentas de marketing possuem recursos para:

  • Criar landing pages de conversão.
  • Lead score. 
  • Nutrição de leads.
  • Criar campanhas por e-mail.

Automação de prospecção de leads

Uma etapa muito importante no processo de vendas é a de prospecção de novos clientes. Ter inteligência comercial na qualificação de leads pode influenciar demasiadamente na passagem de bastão para o seu vendedor, ferramentas de prospecção podem ajudar à:

  • Ter um fluxo de cadência estruturado para engajar seus leads.
  • Acompanhar possíveis melhorias em seu processo com base em dados.
  • Saber a hora certa para contatar o lead.

Automação de vendas

Algumas empresas usam o Excel para controlar toda a operação de vendas. No entanto, ele não consegue atender todas as necessidades que um time escalável precisa. Por isso, para automatizar suas vendas um software CRM se faz necessário.

O CRM armazena em sua base de dados informações de clientes como, nome, endereço, telefones, e-mails, oportunidades de negócios entre outras interações. Além disso, ele disponibiliza um histórico de cada oportunidade, para que você sempre saiba todas as informações prévias que foram trocadas com cada uma. Essas informações juntas fornecem ao vendedor uma grande vantagem sobre a negociação.

Um sistema de CRM possui os seguintes benefícios para o time comercial:

  • Conhecer melhor seu cliente. Inteligência comercial.
  • Reduzir erros no processo comercial.
  • Centralizar informações em um único lugar e, atualizar dados em tempo real.
  • Ganhar produtividade.
  • Entre outros.

Conclusão

Estruturar o processo de vendas não é uma tarefa fácil, mas não ter um processo de vendas é algo mais difícil e oneroso. Por isso, dê a atenção necessária para estruturar o processo de vendas da sua empresa e, com responsabilidades e consistência, os resultados virão.

Agora que você já sabe o que é e como estruturar um processo de vendas, ainda tem dúvidas?

Aqui na Salestime nós já ajudamos dezenas de empresas de tecnologia a estruturarem um processo de vendas. Temos clientes que conseguiram aumentar a receita em 10x com o processo. Por isso, Se você precisar de uma consultoria para te ajudar estruturar e otimizar o processo de vendas, pode contar com a gente. Acesse nossa página da consultoria e agende uma conversa estratégica comigo.

Assim que o processo de vendas da sua empresa estiver estruturado, você vai precisar otimizá-lo. Então, uma ferramenta como o Salestime CRM pode com certeza te ajudar nessa jornada. Você pode fazer um teste gratuito de 14 dias para conhecer a ferramenta de perto 🙂